In vielen Agrarbüros wird noch immer sehr papierlastig gearbeitet. Lieferscheine, Belege und Angebote kommen per Post an und werden dann in einem Aktenordner abgelegt. Doch die Digitalisierung des Agrarbüros ist nicht so schwer, wie es für viele scheint. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt.
Inhaltsverzeichnis
Die richtige Ausstattung
Mit der richtigen Ausstattung kann die Arbeit in Ihrem Agrarbüro sogar Spaß machen! Doch was genau sollte Ihr Agrarbüro beinhalten?- Laptop Ein Laptop ist in der Anschaffung vielleicht ein wenig teurer, macht aber auch die Arbeit außerhalb des Büros möglich. Dadurch ist eine hohe Flexibilität gegeben.
- Bildschirm Auch, wenn Ihr Laptop einen Bildschirm hat, sollen Sie sich für das Büro einen zusätzlichen Bildschirm anschaffen. Vor allem für die Arbeit mit mehreren Dokumenten macht sich ein weiterer Bildschirm schnell bezahlt. Und spart garantiert Zeit.
- Maus und Tastatur Die Laptop-Tastatur und das Touchpad können manchmal ein wenig hinderlich sein. Über den USB-Anschluss an Ihrem Laptop können Sie zusätzlich eine übliche Tastatur und Maus anschließen.
- Kombigerät Mit einem guten Kombigerät können Sie Dokumente drucken, kopieren und scannen. Achten Sie beim Kauf auf einen Mehrfacheinzug und die Möglichkeit zum Duplex-Scan.
- Ein Arbeitsplatz zum Wohlfühlen Sie verbringen in Ihrem Büro viel Zeit. Deshalb sollten Sie sich während dieser Zeit auch wohlfühlen. Gönnen Sie sich mal einen neuen Schreibtischstuhl und achten Sie auf einen ergonomischen Aufbau des Arbeitsplatzes. Auch ein paar Pflanzen, Bilder oder Kalender können das sonst so triste Büro etwas aufhellen und die Stimmung heben.
Ablagestruktur ändern und Dokumente in einer Cloud ablegen
Die größte Herausforderung ist es, den Ablageprozess zu digitalisieren. Dafür sollten Dokumente nicht wie zuvor in Aktenordnern abgelegt werden, sondern in einer Cloud.Was ist eine Cloud?
Eine Cloud ist ein digitales Ablagesystem, in dem Sie Ihre Dokumente nicht wie zuvor direkt auf Ihrem PC ablegen, sondern auf einem Netzwerk aus Servern. Das hat viele Vorteile, wird aber auch häufig mit Sorgen um den Datenschutz in Verbindung gebracht.- Kein Datenverlust durch z.B. eine defekten Festplatte
- Zugriff von verschiedenen Geräten aus möglich
- Weitergabe der Dokumente in digitaler Form z.B. E-Mail möglich
Beispiele eines Cloud-Anbieters
Ein gutes Beispiel für einen solchen Cloud-Anbieter ist top farmplan. Neben einer Schlagkartei und einer Tierbestandsmeldung, können Sie über top farmplan auch Ihre Dokumente in einer Cloud ablegen. Die Server liegen in Deutschland und sind nach deutschem Recht TÜV-zertifiziert. Einmal in der Cloud abgelegt, können Sie Ihre Dokumente in wenigen Klicks mit Ihrem Steuerberater oder Pflanzenschutzberater teilen.
Wie digitalisiert man Dokumente?
Um Ihre Dokumente zu digitalisieren, haben Sie zwei Möglichkeiten:Dokumente scannen
Wenn Sie anfangen Ihre Eingangspost direkt einzuscannen, anstatt sie einfach abzuheften, haben Sie jedes neue Dokument in digitaler Form vorliegen. Damit das Ganze auch schnell funktioniert, sollten Sie sich einen Dokumentenscanner anschaffen. Dieser kann mehrere Dokumente gleichzeitig einziehen und in der Regel auch doppelseitig scannen. Das spart viel Zeit!Es gibt viele Möglichkeiten, aber kaufen Sie nicht die Katze im Sack. Hier geht es zum kostenlosen Test für das digitale Agrarbüro
Dokumente per E-Mail erhalten
Der wohl einfachste Weg ist es, möglichst viel der Eingangspost per E-Mail zu erhalten. Fragen Sie Ihre Lieferanten und Partner, ob diese den Prozess umstellen können. Viele Partner werden sich freuen, denn der E-Mailweg spart Portokosten! Im Falle von top farmplan können Sie E-Mailanhänge direkt in der Cloud ablegen und brauchen diese so nicht mehr ausdrucken und abheften.Übertragung der Belege zum Steuerberater
Während auf vielen Betrieben der Steuerberater noch persönlich vorbeikommt oder die Aktenordner in die Kanzlei gefahren werden, sind bereits einige digitale Lösungen möglich. Etablierte Anbieter wie DATEV oder ADNOVA+ bieten Schnittstellen an, um Belege von einer Cloud in die eigenen Programme zu übertragen. Für die NLB und Hannibal gibt es gute Arbeitslösungen, die Dir den Alltag und die Zusammenarbeit erleichtern.
Wenn der Steuerberater keines dieser Programme nutzt, lässt sich auch hierfür eine Lösung einrichten. Viele Cloud-Anbieter bieten eine Funktion an, um Ordner oder Dateien freigeben zu können. So kann der Steuerberater sich die Belege aus einem freigegebenen Ordner herunterladen und verarbeiten. Nachdem der Steuerberater die Dokumente heruntergeladen hat, sollten Sie diese als „bereits übertragen“ kennzeichnen und in Ihre Ordnerstruktur einsortieren. Genau für diesen Schritt hat top farmplan einen Arbeitsprozess erarbeitet:
- Legen Sie einen Ordner für Ihre Eingangspost an
- Sammeln Sie Ihre Eingangspost in diesem Ordner und hängen Sie jedem Dokument einen Tag (ein Stichwort) wie „zu übertragen“ an
- Teilen Sie diesen Ordner in einem regelmäßigen Turnus (zweiwöchig oder vierwöchig) mit Ihrem Steuerberater
- Ändern Sie den Tag anschließend auf „bereits übertragen“
- Sortieren Sie das Dokument in den richtigen Ordner (z.B. „Rechnungen Futtermittel 2020“)
Weitere Vorteile des digitalen Agrarbüros
- Dokumente schneller finden Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente können Sie diese deutlich schneller wiederfinden. Einige Programme wie top farmplan unterstützen die OCR-Texterkennung. Dadurch können Sie auch nach Begriffen und Zahlen in einem eingescannten Dokument suchen.
- Zugriff von überall Mit dem Handy in Ihrer Tasche können Sie dank einer Cloud-Anwendung auch von unterwegs auf Ihr Agrarbüro zugreifen. Mit einer scanfähigen App wie top farmplan lassen sich sogar Lieferschein und Co. mit dem Handy scannen und in die Cloud hochladen. Das spart einen Gang ins Büro!
- Vergleichbarkeit Mit dem Agrarbüro auf Ihrem Handy können Sie schnell ein altes Angebot oder eine alte Rechnung heraussuchen und mit dem Ihnen vorliegenden Angebot vergleichen.